Vidutinei verslo įmonei, siekiančiai efektyviai tvarkyti dokumentus, išsirinkti tinkamą dokumentų valdymo sistemą (DVS) – svarbus ir strategiškai reikšmingas žingsnis. Šiame gairių straipsnyje paaiškiname, kokių kriterijų vertėtų laikytis, kokios funkcijos ypač svarbios, ir pateikiame pavyzdžių, kaip tai daro „Wise Docs“.
1. Nustatykite poreikius ir tikslus
Prieš rinkdamiesi DVS, aiškiai apibrėžkite, kuriuos procesus norite automatizuoti ar pagreitinti. Ar tai dokumentų saugojimas ir versijavimas? Ar patvirtinimo ir pasirašymo procedūros? Ar bendradarbiavimas skirtinguose padaliniuose ar filialuose? Tai padės susiaurinti pasirinkimo lauką.
2. Universali funkcijų bazė, tačiau intuityvi naudotojams
Dokumentų valdymo sistemos turėtų:
- Saugoti ir archyvuoti dokumentus;
- Užtikrinti versijų kontrolę ir veiksmų istoriją;
- Leisti pažangesnį ar kvalifikuotą pasirašymą;
- Valdyti prieigos teises;
- Automatizuoti darbo eigą (paruošimas, derinimas, tvirtinimas, registravimas).
Tokia funkcijų bazė dažnai yra verslo poreikis – „Wisedocs“ apibūdina savo DVS kaip „sparčią, lanksti ir intuityvią” sistemą, kuri automatizuoja ir supaprastina šiuos procesus.
3. Automatizavimas ir konfigūravimas
Vidutinė įmonė dažnai turi tiek pasikartojančių dokumentų procedūrų, tiek unikalių poreikių. Tad svarbu, kad DVS leistų lengvai sukurti ir pritaikyti darbo eigos modelius be papildomos programavimo pagalbos. Wisedocs siūlo konfigūruojamus dokumentų veiksmus – kaip paruošimas, koregavimas, registravimas ir pan.
4. Skalė ir lankstumas augimui
Pasirinkta sistema turi patikimai veikti ne tik dabar, bet ir ateityje. Vąselių funkcijų poreikio atveju – automatizuotas dokumentų srautas, papildomi vartotojai, nauji moduliai – DVS turi būti pakankamai lanksti. Wisedocs akcentuoja „funkcionalumą su paprastumu” – sistemą, kuri turi galimybių, bet lieka patogi.
5. Saugumas ir atitiktis standartams
Dokumentų valdymo sistemas būtina vertinti per atitikties ir saugumo prizmę. Svarbu, kad DVS saugotų veiksmų žurnalus, leistų valdyti prieigas, atitiktų teisės aktų reikalavimus (pvz., duomenų apsaugą). Nors konkrečiai Wisedocs šią informaciją tiesiogiai neakcentuoja, tačiau stabilios DVS paprastai apima šiuos komponentus.
6. Vartotojo patirtis ir diegimo palaikymas
Vidutinėse įmonėse kritiška, kad sistema būtų suprantama ne tik IT specialistams, bet ir standartiniams darbuotojams. Wisedocs pabrėžia intuityvų naudojimą – „Funkcionalus paprastumas“ . Taip pat svarbu, kad teiktų mokymus, konsultacijas, integracijos pagalbą – tai gali ženkliai sumažinti įdiegimo trukmę.
7. Partnerystė ir ilgametė patirtis
Vienas aspektų – pasitikėjimas tiekėju. Wisedocs sukūrė UAB „Contour Lab“, turinti 15–20 metų patirtį verslo sistemų kūrime. Tai rodo, kad už sistemos stovi patikimas ir ilgametis partneris, galintis užtikrinti stabilumą, palaikymą ir plėtrą.
8. Integracija su kitomis sistemomis
Vidutinė įmonė dažnai dirba su ERP, CRM, buhalterinėmis ar personalo platformomis. DVS, kuri lengvai integruojasi su šiomis sistemomis, padeda išvengti duomenų dubliavimo ir automatizuoja dokumentų ryšius. Nors Wisedocs tokio paminėjimo neturi, yra svarbu pasirinkti sistemą, kuri turi tokias galimybes.
9. Kaina ir investicijų grąža
Renkantis sistemą, būtina pasižiūrėti ne tik licencijos kainą, bet ir integracijos, mokymų, palaikymo kaštus. Gera DVS turėtų duoti investicijos grąžą: mažesnį dokumentų tvarkymo laiką, mažiau klaidų, greitesnį bendradarbiavimą.
Kaip pasirinkti dokumentų valdymo sistemą vidutinei įmonei? Atkreipkite dėmesį į:
- Jūsų verslo dokumentų procesus ir automatizacijos poreikį;
- DVS funkcijų spektrą ir patogumą naudojimui;
- Galimybes konfigūruoti sistemą pagal poreikius;
- Skalę ir augimo galimybes;
- Saugumo ir atitikties reikalavimus;
- Vartotojo patirtį ir diegimo palaikymą;
- Tiekėjo patikimumą ir ilgalaikę partnerystę;
- Integracijos su kitomis verslo sistemomis;
- Kainos ir grąžos analizę.
„Wisedocs“ – puikus to pavyzdys: intuityvi, funkcionali, konfigūruojama sistema, kurią stovi patyręs tiekėjas su aiškia mėgingumo politika. Jeigu norite, galiu paruošti trumpą DVS palyginimo lentelę arba meta SEO rekomendacijas šiai temai.
